Cara Menangani Komplain Pelanggan

Indonesia - Komplain menjadi hal yang umum terjadi ketika menjalankan bisnis. Pelanggan yang tidak puas, atau memang barang yang diinginkan tidak sesuai bisa membuat mereka mengajukan komplain terutama toko online. Disini para pelaku bisnis akan diuji dalam menghadapi pelanggan. Tanggapan yang diberikan oleh anda akan berdampak kepada bisnis kedepannya. Jika salah menanggapi, maka akan bisa memberi dampak yang pada reputasi toko. Dampak ekstrem, jika hasil percakapan komplain pelanggan dapat disebar di media sosial. Citra toko sangat terancam jika sudah dalam posisi ini. Oleh karena itu, penting untuk bisa mengatasi komplain yang disampaikan oleh pelanggan karena dampaknya akan sangat besar. Selain itu, penelitian dari Pew Research Center membeberkan bahwa sebagian besar orang di bawah usia 50 tahun di Amerika Serikat melihat review di dunia maya sebelum membeli produk baru.

Cara Mengatasi Komplain dari Pelanggan

Menanggapi keluhan dan komplain pelanggan juga memerlukan strategi khusus. Perlu diingat, di sinilah citra usaha dipertaruhkan dan bisa berdampak negatif karena bisa menyebabkan efek domino yang bisa membuat gambaran buruk menempel pada usaha yang dijalankan. Berikut beberapa cara untuk mengatasi komplain dari pelanggan:

• Tanggap dan menunjukkan empati

Mendengarkan keluhan pelanggan menjadi kewajiban bagi para pengusaha. Hal ini menunjukkan bahwa anda profesional dan sigap dalam membantu menangani komplain pelanggan. Anda bisa menanggapinya dengan cepat lewat chat sistem di marketplace yang memudahkan komunikasi dengan pelanggan atau lewat media komunikasi lainnya.

• Bersikap responsif

Cara mengatasi komplain pelanggan lainnya adalah jangan membuat mereka semakin frustasi dengan menyuruhnya menunggu lama atau mengalihkan telepon ke orang lain. Jika membutuhkan waktu lebih untuk memberikan solusi, sebaiknya sampaikan deadline pada konsumen disertai dengan alasannya agar pelanggan mendapat kepastian dan anda bisa memberikan solusi yang terbaik.

• Meminta maaf dan memberikan solusi terhadap masalah

Setelah pelanggan selesai menyampaikan keluhannya, hal pertama yang harus anda sampaikan dalam mengatasi komplain pelanggan adalah permintaan maaf. Walau keluhan pelanggan dirasa tidak masuk akal, berusahalah untuk tetap besikap professional dan ramah. Sikap ini menunjukkan bahwa anda menerima kesalahan yang terjadi dan juga berikan solusi yang tepat agar pelanggan tetap terlayani secara maksimal.

• Menggunakan pilihan kata yang tepat

Dalam tahapan mengatasi komplain pelanggan, anda harus bisa mengontrol situasi dengan menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat karena menunjukkan bahwa anda siap untuk menangani masalah yang dihadapi pelanggan.

• Menjadikan komplain sebagai bahan evaluasi

Komplain dari pelanggan bisa menjadi bahan evaluasi untuk usaha yang dijalani. Rekap semua komplain tersebut dan jadikan evaluasi agar bisa menghasilkan evaluasi demi menghasilkan kualitas produk dan layanan yang jauh lebih baik. Evaluasi ini bisa membuat pengusaha tahu apa yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan.

Nah, itu dia beberapa tips untuk mengatasi komplain dari pelanggan. Komplain dari pelanggan tidak selalu buruk loh Sobat, Sobat bisa jadikan komplain sebagai masukkan untuk pengembangan bisnis usaha Sobat juga. Kunci dalam menghadapi komplain pelanggan adalah harus menjadi pendengar yang baik dan sabar dalam menghadapi pelanggan. Semua komplain tak selalu menjadi hal yang buruk. Justru hal ini bisa membantu memperbaiki kualitas produk dan pelayanan untuk pelanggan agar bisa jauh lebih baik lagi kedepannya.

Jika Sobat ingin mencari informasi lainnya terkait UMKM, perpajakan, dan berita terkini, silahkan kunjungi website kami di Sobat Buku dan Sobat Pajak, atau melalui media sosial kami di Instragram dan Facebook.