Pentingnya Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Berbisnis

Indonesia - Dalam menjalani kegiatan berbisnis, setiap perusahaan ataupun organisasi memiliki SOP mereka sendiri. SOP ini sangat berguna sebagai panduan untuk organisasi dalam menjalankan kegiatan usahanya sehari-hari.

Standar Operasional Prosedur (SOP) itu sendiri adalah panduan kerja yang dibuat agar memudahkan dan menertibkan pekerjaan. Bagaimanapun jenis dan bentuk format SOP ini, setiap perusahaan tentu membutuhkan panduan kerja dalam menjalankan tugas dan fungsi dari setiap unit perusahaan.

Panduan mengenai SOP ini diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) No. 35 Tahun 2012.

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Berikut manfaat SOP secara umum untuk organisasi menurut Permenpan No. 35 Tahun 2012 adalah:

1. Sebagai standar para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung terhadap manajemen, sehingga mengurangi keterlibatan pimpinan dalam proses kerja.
3. Meningkatkan akuntanbilitas dengan mendokumentasikan dalam pelaksanaan tugas.
4. Menciptakan standar ukuran kerja untuk karyawan.
5. Menciptakan bahan training yang bisa membantu karyawan baru dalam melaksanakan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja perusahaan yang dikelola efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menjadi pedoman bagi karyawan dalam melaksanakan pekerjaan setiap harinya.
8. Mencegah adanya tumpang tindih dalam melaksanakan pekerjaan.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan sehingga menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Berdasarkan aturan Permenpan, SOP harus memenuhi prinsip-prinsip yang ada dalam pembuatannya, yaitu kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi kepada pengguna, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Dengan memperhatikan asas-asas tersebut, berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan pengusaha dalam membuat SOP:

1. Pihak manager perlu membicarakan dengan bawahannya dalam menentukan apa yang perlu dibahas dalam membuat SOP.
2. Dalam pembuatan SOP, perusahaan perlu menentukan format yang ingin digunakan, kemudian membuat template, serta menetapkan alur proses dalam SOP tersebut.
3. Pihak perusahaan perlu melakukan wawancara kepada setiap bagian unit karyawan agar mengetahui apa saja pekerjaan sehari-hari mereka dan mengetahui bagaimana proses kerjanya.
4. Setelah melakukan wawancara, pihak pembuat SOP harus mensosialisasikan dengan pihak-pihak yang terkait agar tidak ada kesenjangan peraturan antar pegawai.
5. Jika SOP sudah disepakati, maka perlu dilakukan pelatihan agar mengetahui SOP yang sudah dibuat berjalan sebagaimana semestinya.
6. SOP yang dibuat harus dievaluasi setidaknya setahun sekali agar mengetahui apa yang perlu ditambahkan atau dihilangkan. Dengan melakukan evaluasi, SOP yang dibuat akan jauh lebih efektif.

Dengan membuat SOP yang tepat dan memenuhi asas yang sudah disebutkan tadi, SOP bisa berjalan dengan baik dan sesuai harapan. Tanpa memperhatikan jenis usaha, SOP perlu diterapkan di segala jenis usaha agar usaha bisa berjalan sebagaimana mestinya dan kesalahan dalam menjalankan bisnis bisa terhindari.